Cliente

Arte Pulizia e Servizi è un’azienda con sede a Lignano Sabbiadoro. Il suo campo d’azione spazia dal settore delle pulizie, alla gestione e manutenzione del verde. Si rivolge a clienti dei settori domestico, civile e condominiale distribuiti su tutto il territorio dell’Italia nord-orientale.

Pianificazione puntuale

Monitoraggio in tempo reale

Rendicontazione ottimizzata

Esigenze

L’azienda era in cerca di una soluzione software gestionale che si adattasse perfettamente alle proprie esigenze specifiche, in particolare per la gestione dei processi di:

  • Raccolta fabbisogno dei clienti
  • Pianificazione e registrazione delle attività del personale, organizzato in squadre
  • Monitoraggio delle attività
  • Analisi e condivisione di report sulle attività

e quindi l’organizzazione ottimale delle attività dei servizi di pulizia programmati, stagionali e occasionali.

Soluzione

Il progetto ha previsto da subito un’attività di analisi funzionale finalizzata alla progettazione del nuovo modello gestionale. Quindi, Nubess ME è stato personalizzato per la gestione dei moduli:

Anagrafiche
Registri dedicati consentono di censire i clienti in base alla tipologia, gli eventuali Amministratori di riferimento e gli articoli utilizzati dalle squadre durante gli interventi. Anagrafiche a parte sono dedicate al personale ed alle squadre di intervento

Cantieri
Modulo specifico attraverso il quale poter registrare tutti i cantieri, ovvero i luoghi fisici costituiti da più ambienti, che rappresentano le unità su cui vengono definiti i servizi da svolgere. Le unità sono classificabili in classi diversi, a ciascuna delle quali sono associati listini specifici. In questo modulo è possibile anche compilare il catalogo dei servizi, ciascuno associato ad uno specifico ambiente e agli articoli necessari in caso di intervento

Contratti
Il sistema raccoglie i dati distribuiti nelle singole anagrafiche e crea in automatico i contratti, sia a richiesta che pianificati. All’interno di ogni Scheda Contratto sono riportate tutte le unità coinvolte ed il listino dei servizi, ognuno dei quali già dettagliato nelle varie attività da svolgere

Portale Prenotazioni
Una piattaforma dedicata ai clienti, che vi possono accedere mediante Username e Password e inviare richieste di prenotazione degli interventi, indicando cantieri, unità, attività, fabbisogno ed altre specifiche. In questo modulo è possibile anche visualizzare un riepilogo di tutte le prenotazioni effettuate e monitorare gli stati avanzamento sia della prenotazione stessa che dell’intervento, fino alla sua chiusura

Interventi

A partire dai contratti è possibile generare gli interventi e associarli alle squadre operative. Grazie a questo, alle prenotazioni dei clienti e all’integrazione dei dati provenienti dalle anagrafiche del personale e delle squadre, il sistema crea gli Ordini di Servizio (ODS). Ciascun ordine riporta in dettaglio operazioni, attrezzature ed il fabbisogno previsto.

Con un semplice clic, infine, è possibile elaborare e stampare le etichette riportanti i riferimenti dell’ODS, da applicare al materiale che le squadre devono utilizzare per gli interventi. Per facilitare la distribuzione delle attività sulle risorse, soprattutto in caso di richieste estemporanee, è stata elaborata una funzionalità specifica che raccoglie gli ODS assegnati e mostra il carico di lavoro delle singole squadre nella data selezionata e nei tre giorni successivi

Analisi
Report degli interventi, delle attività e delle ore del personale sono compilati in automatico dal sistema e possono essere condivisi esternamente con i clienti ed utilizzati internamente per azioni di monitoraggio e gestione del lavoro;

App Mobile

La app consente di registrare in maniera veloce i dati dell’intervento, come orario di inizio e orario di fine, materiali consumati, eventuali note e comunicazioni per la sede o per il cliente, allegando anche immagini riprese sul luogo dell’intervento. I dati vengono trasmessi in tempo reale al sistema, facilitando il monitoraggio degli interventi.

Vantaggi

Nubess ME si è presentato come soluzione unica attraverso la quale gestire i processi interni all’azienda anche da mobile e come canale per la comunicazione diretta con i clienti, per fornire un servizio comodo e completo e al tempo stesso facilitare le attività di controllo e pianificazione degli interventi.

Grazie a Nubess ME Arte Pulizia e Servizi è in grado di:

  • Facilitare la compilazione di documenti come contratti e ordini di servizio
  • Ottimizzare i tempi di rendicontazione e fatturazione
  • Gestire ed organizzare interventi e squadre in modo puntuale ed efficiente
  • Monitorare carichi di lavoro ed attività
  • Gestire più canali di richieste di interventi con un unico strumento
  • Fornire ai clienti un servizio personale, veloce e funzionale.